Klachtenregeling New Mountain B.V.
New Mountain B.V. hecht veel waarde aan tevreden cliënten en medewerkers. Mocht u ontevreden zijn over onze dienstverlening of (het handelen van) een van onze medewerkers, dan nodigen wij u uit dit zo snel mogelijk aan ons te laten weten. Uw opmerkingen nemen wij serieus en waar wenselijk zoeken we met u naar een passende oplossing.
Klacht indienen
U kunt uw klacht schriftelijk indienen bij de directie van New Mountain B.V.. Het indienen kan zonder gevaar voor uw rechtspositie. Wij bevestigen de ontvangst en behandelen uw klacht zorgvuldig en behoorlijk.
Waarover kunt u klagen?
- Over de wijze waarop een medewerker van New Mountain B.V. zich bij de uitoefening van zijn/haar beroep jegens u heeft gedragen.
- Over vermeende onregelmatigheden binnen of buiten het kantoor.
Let op: een klacht in de zin van deze regeling kan niet uitsluitend over de hoogte van een declaratie gaan.
Wat moet er in de klacht staan?
Een klacht wordt ondertekend en bevat ten minste:
- Uw naam en adres
- De datum (dagtekening)
- De naam van de medewerker (indien van toepassing)
- Een duidelijke omschrijving van de gedraging
- Waarom u vindt dat de gedraging klachtwaardig is
- Eventueel een voorstel voor afwikkeling/oplossing
Indien uw klacht in een vreemde taal is opgesteld en een vertaling noodzakelijk is voor de behandeling, dan vraagt New Mountain B.V. u om een vertaling aan te leveren.
Bevestiging en procedure
Ontvangstbevestiging
De directie bevestigt de ontvangst van uw klaagschrift schriftelijk binnen vijf werkdagen. In de ontvangstbevestiging staat onder meer de afhandelingstermijn, de verdere procedure, een contactpersoon en de mogelijkheid om te worden gehoord (of daarvan af te zien).
Doorsturen naar bevoegde instantie
Als kennelijk een andere instantie bevoegd is om de klacht te behandelen, kan de directie de klacht onverwijld doorsturen naar die instantie, met gelijktijdige mededeling aan u.
Klacht over de directie
Indien de klacht betrekking heeft op gedrag of tekortkomingen van de directie, wordt de klacht behandeld door de waarnemer van het kantoor.
Wanneer wordt een klacht niet in behandeling genomen?
De directie is niet verplicht een klacht in behandeling te nemen in situaties zoals:
- Als de klacht al is/wordt behandeld door een (beroeps)klachtencommissie of andere bevoegde klachtinstantie.
- Als de klacht ziet op beroepsmatig handelen dat langer dan drie jaar na constatering daarvan of langer dan zes jaar vóór indiening van de klacht heeft plaatsgevonden.
- Zolang er met betrekking tot de gedraging een opsporingsonderzoek of strafvervolging gaande is (waar van toepassing).
- Als niet is voldaan aan de vereisten, nadat u de gelegenheid heeft gehad het verzuim binnen een gestelde termijn te herstellen.
Indien een klacht niet in behandeling wordt genomen, wordt u daarvan zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het klaagschrift, schriftelijk op de hoogte gesteld.
Horen en afhandeling
Horen
De directie (of waarnemer) stelt u en de medewerker op wiens gedraging de klacht betrekking heeft in de gelegenheid om te worden gehoord. Van het horen kan worden afgezien indien de klacht kennelijk ongegrond is. Van het horen wordt een verslag gemaakt.
Termijn
De klacht wordt zo spoedig mogelijk afgehandeld, doch uiterlijk binnen acht weken. In bepaalde gevallen kan de termijn worden verdaagd met maximaal vier weken, waarbij u en de betrokken medewerker schriftelijk worden geïnformeerd.
Beslissing
U en de betrokken medewerker ontvangen schriftelijk en gemotiveerd de bevindingen. De beslissing strekt tot gegrondverklaring of ongegrondverklaring van de klacht, en kan aanbevelingen bevatten.
Vervallen van de klacht
De klacht vervalt zodra u aan de directie te kennen geeft dat de medewerker op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, naar tevredenheid aan uw klacht tegemoet is gekomen.
Externe klachtmogelijkheden
In specifieke gevallen kunt u er ook voor kiezen uw klacht extern in te dienen:
- Betreft het een Accountant-Administratieconsulent: u kunt ook terecht bij de Klachtencommissie van de NBA en/of de Accountantskamer.
- Betreft het een belastingadviseur: u kunt ook terecht bij de Raad van Tucht van de NOB.
Registratie
New Mountain B.V. draagt zorg voor de registratie van ingediende klachten.